LAPORAN - LAPORAN

LAPORAN BARANG

LAPORAN PEMBELIAN

LAPORAN RETUR

ERD - ENTITY RELATIONAL DIAGRAM

RELATIONSHIP

DFD - DATA FLOW DIAGRAM

1. HIPO

2. CONTEXT DIAGRAM

3. DFD LEVEL 1

4. DFD LEVEL 2 PROSES 1

5. DFD LEVEL 2 PROSES 2

6. DFD LEVEL 2 PROSES 3

FLOWCHART RETUR PEMBELIAN

FLOWCHART PEMBELIAN KREDIT

FLOWCHART PEMBELIAN TUNAI

PROSES BISNIS

JOB DESCRIPTION - RETUR PEMBELIAN

1.      Bagian Gudang

·         Menerima CR dari Bagian Penerimaan.

2.      Bagian Pembelian

·         Menerima DBR dan SOP lembar ke-3 dari Bagian Penerimaan.

·       Meminta faktur yang sesuai dengan SOP lembar ke-3 ke Bagian Keuangan.

·         Meminta barang rusak sesuai DBR ke Bagian Penerimaan.

·         Menyerahkan barang rusak, DBR, dan faktur kepada Bagian Supplier.

·         Menerima CR, faktur dan DBR dari Bagian Supplier.

·         Menyerahkan CR, faktur, dan DBR ke Bagian Penerimaan.

3.      Bagian Supplier

·         Menerima faktur, DBR, dan barang rusak dari Bagian Pembelian.

·    Mengecek barang rusak tersebut apakah sesuai dengan DBR dan faktur atau tidak.

·         Membuat CR beserta menyerahkan faktur dan DBR ke Bagian Pembelian.

4.      Bagian Penerimaan

·    Membuat DBR (Daftar Barang Rusak) untuk diserahkan kepada Bagian Pembelian beserta SOP lembar ke-3.

·         Menerima CR, faktur, dan DBR dari Bagian Pembelian.

·         Menyerahkan CR ke Bagian Gudang.

·         Menyerahkan faktur dan DBR kepada Bagian Keuangan.

5.      Bagian Keuangan

·         Memberikan faktur yang sesuai kepada Bagian Pembelian.

·         Menerima pengembalian faktur dan DBR dari Bagian Penerimaan.

·         Membuat Laporan Retur rangkap 2.

6.      Pimpinan

·         Menerima Laporan Retur dari Bagian Keuangan.

JOB DESCRIPTION - PEMBELIAN KREDIT

1.      Bagian Gudang

·   Melakukan pengecekan barang yang telah mencapai ROP (Reorder of Point).

·         Menerbitkan SPP (Surat Permintaan Pembelian) ke Bagian Pembelian.

·         Menerima SOP (Surat Order Pembelian) dari Bagian Pembelian.

·      Menerima faktur dan barang dari Bagian Penerimaan dan menyerahkan faktur ke Bagian Keuangan.

·         Mencatat barang masuk sebagai arsip.

2.      Bagian Pembelian

·         Menerima SPP (Surat Permintaan Pembelian) dari Bagian Gudang.

·     Meminta SPPH (Surat Permintaan Penawaran Harga) dan Surat Pengajuan Kredit ke Supplier.

·         Menerima SPH (Surat Penawaran Harga) dan SPK dari Supplier.

·     Menyerahkan SPK (Surat Perjanjian Kredit) untuk divalidasi ke Bagian Kredit.

·         Menerima SPK tervalidasi dari Bagian Kredit.

·         Menyerahkan SPK ke Bagian Keuangan (arsip) dan Supplier.

·         Membuat dan menyerahkan SDP (Surat Daftar Pembelian) ke Pimpinan untuk divalidasi.

·         Menerima SDP yang telah di tanda tangani (acc) oleh Pimpinan.

·     Membuat Surat Order Pembelian (SOP) rangkap 4 untuk Supplier, Gudang, Penerimaan, dan Kredit.

3.      Bagian Supplier

·         Menerima SPPH dan Surat Pengajuan Kredit dari Bagian Pembelian.

·         Membuat dan mengirimkan SPH dan SPK ke Bagian Pembelian.

·         Menerima SPK dari Bagian Pembelian.

·         Menerima SOP dari Bagian Pembelian.

·         Membuat faktur untuk pengiriman barang ke Bagian Penerimaan.

·       Menerima bukti pembayaran / kwitansi dari pembelian barang dari Bagian Keuangan.

·         Membuat dan mengirimkan Faktur Lunas ke Bagian Keuangan.

4.      Bagian Penerimaan

·         Menerima SOP dari Bagian Pembelian.

·         Menerima faktur dan barang dari Supplier.

·         Melakukan pengecekan barang yang dibeli sesuai dengan SOP.

·         Menyerahkan Faktur dan barang ke Bagian Gudang.

5.      Bagian Keuangan

·         Menerima SPK tervalidasi dari Bagian Pembelian.

·         Menerima faktur dari Bagian Gudang.

·         Membuat bukti pembayaran / kwitansi untuk Supplier.

·         Membuat Laporan Pembayaran ke Bagian Kredit.

·         Menerima Faktur Lunas dari Bagian Supplier.

6.      Bagian Kredit

·         Menerima SPK dari Bagian Pembelian.

·         Memvalidasi SPK dan mengembalikan ke Bagian Pembelian.

·         Menerima SOP dari Bagian Pembelian.

·         Membuat LPK (Laporan Pembelian Kredit) rangkap 2 dan salah satunya diserahkan ke Pimpinan.

·         Menerima Laporan Pembayaran dari Bagian Keuangan.

7.      Pimpinan

·         Menerima SDP dan Memvalidasi SDP dari Bagian Pembelian.

·         Menerima LPK dari Bagian Kredit.

JOB DESCRIPTION - PEMBELIAN TUNAI

1.      Bagian Gudang

·   Melakukan pengecekan barang yang telah mencapai ROP (Reorder of Point).

·         Menerbitkan SPP (Surat Permintaan Pembelian) ke Bagian Pembelian.

·         Menerima SOP (Surat Order Pembelian) dari Bagian Pembelian.

·         Menerima faktur dari Bagian Penerimaan.

·         Mencatat barang masuk sebagai arsip.

2.      Bagian Pembelian

·         Menerima SPP (Surat Permintaan Pembelian) dari Bagian Gudang.

·         Meminta SPPH (Surat Permintaan Penawaran Harga) ke Supplier.

·         Menerima SPH (Surat Penawaran Harga) dari Supplier.

·         Membuat dan menyerahkan SDP (Surat Daftar Pembelian) ke Pimpinan.

·         Menerima SDP yang telah di tanda tangani (acc) oleh Pimpinan.

·     Membuat Surat Order Pembelian (SOP) rangkap 4 untuk Supplier, Gudang, Penerimaan, dan Keuangan.

3.      Bagian Supplier

·         Menerima SPPH dari Bagian Pembelian.

·         Membuat dan mengirimkan SPH ke Bagian Pembelian.

·         Menerima SOP dari Bagian Pembelian.

·         Membuat faktur untuk pengiriman barang ke Bagian Penerimaan.

·       Menerima bukti pembayaran / kwitansi dari pembelian barang dari Bagian Keuangan.

·         Membuat dan mengirimkan Faktur Lunas ke Bagian Keuangan.

4.      Bagian Penerimaan Barang

·         Menerima faktur dari Supplier.

·         Melakukan pengecekan barang yang dibeli sesuai dengan SOP.

·         Menyerahkan Faktur dan barang ke Bagian Gudang.

5.      Bagian Keuangan

·         Menerima faktur dari Bagian Gudang.

·         Menerima SOP Lembar ke-2 dan LPB lembar ke-2 dari Bagian Gudang.

·         Membuat bukti pembayaran / kwitansi untuk Supplier.

·         Membuat Laporan Pembayaran Tunai ke Pimpinan.

6.      Pimpinan

·         Memvalidasi SDP dari Bagian Pembelian.

·         Menerima Laporan Pembayaran Tunai dari Bagian Keuangan.

STRUKTUR ORGANISASI

Dalam UD. Tunas Jaya struktur organisasi berguna sebagai alat untuk mengatur dan menjalankan perusahaan dalam menjalankan proses bisnis demi mendapatkan keuntungan yang maksimal. Di dalam struktur organisasi ini juga dijelaskan peranan karyawan sesuai dengan bagian yang telah ditetapkan. Berikut ini adalah struktur organisasi UD. Tunas Jaya mulai dari pimpinan hingga karyawan.